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【SE・ITコンサルタント向け】業務でよく使うエクセル関数5選【必須スキル】

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【この記事でわかること】
・SE(システムエンジニア)なら絶対に覚えるべきエクセル関数5選
・ITコンサルタントなら絶対に覚えるべきエクセル関数5選

どうも、外資系のIT企業で時にSE、時にITコンサルタントとして働いているいくおく(@consult_career1)です。

SEやITコンサルタントとしてIT企業で働くなら避けては通れないスキル、それが「エクセル」です。
今回はそんなSEやITコンサルタントが現場で本当によく使うエクセル関数を5つに絞って紹介します。

エクセルの関数の数は500種類近いといわれていますが、実施に高頻度で使用するものはごくごく一部です。
これからIT企業で働く予定の方や、若手エンジニア・コンサルタントの方は、まずはこの5つの関数を使いこなせるようになってみてください。
知らない関数がもし一つでもあればこの機会に押さえておきましょう!

*最後にエクセル学習におけるオススメ教材を一つ紹介しています。今回紹介する関数5つももちろんその参考書には掲載されているので、エクセルの基礎を全般的に身に付けておきたい!という方は目次からそこまで飛んじゃってください!

①文字列と文字列を結合させたい時【CONCATENATE関数】

CONCATENATE関数とは、違うセルの値を結合させることができる関数です。

数式は=CONCATENATE(文字列1,文字列2,文字列3…)となります。

実際の業務では、下の例のように苗字と名前を結合させることでフルネームにする、なんて活用の仕方をします。バラバラになったデータをつなぎ合わせる際に、文字列結合は非常に重宝されるので必ず使えるようにしておきましょう。

以下の例のように、”文字列1,文字列2,文字列3…”に結合したいセル範囲を指定することで、それぞれの文字列を結合して表示してくれます。

また、以下のように関数内に直接入力した文字列も結合させることができます。文字列” ”を真ん中に記載することで”鈴木 太郎”と表示されるようになっていますね。

と、ここまで紹介しておきながら恐縮なのですが、実はこの関数より早くて簡単な方法があります・・・

それが”&”を使ってセル同士を結合させる方法です。よく市販されているエクセルの参考書ではconcatenate関数を文字列結合の方法として紹介されているのですが、ぶっちゃけ”&”を用いた方が圧倒的に早いです。

数式は=文字列1&文字列2&文字列3…となります。

結合させたい文字列を&でくくっていけばいいだけなのでとてもわかりやすいですね。CONCATENATE関数のように文字数も長くありません。

私自身入社するまではCONCATENATE関数しか知らなかったのですが、入社後は&を使って文字列結合をするようになりました。

 

②選択範囲の合計値を出したい時【SUM関数】

SUM関数とは、選択した範囲の合計値を算出することができる関数です。

数式は=SUM(数値 1, 数値 2, ...) となります。

以下の例のように、”数値 1, 数値 2, ...”の合計したい範囲を指定するだけで、範囲の合計値を算出してくれます。

このSUM関数はシンプルで数式も簡単ながらも、大変使う場面が多い関数です。

 

③条件によって表示する値を変えたい時【IF関数】

IF関数とは、設定した条件にしたがって、値を変化させることができる関数です。

数式は=IF(論理式,[値が真の場合],[値が偽の場合])となります。

IF関数には3つの引数がありますが、それぞれ次のように捉えてください。

①[論理式]→ある条件式を指定し
②[値が真の場合]→ ①の条件に一致すればこの値を表示
③[値が偽の場合]→ ①の条件に一致しなければこの値を表示

 

以下の例A列の、値が”〇”ならB列に”OK”を、A列の値が”×”ならB列に”NG”を表示させるように式を組んでいます。

今回はイコールの例を挙げましたが、他にも以下のような比較演算子を使うことができます。このあたりの考え方はプログラミングとも共通していますね。

条件指定 意味
A>B BよりAが大きいとき
A<B BよりAがより小さい
A>=B BよりAが同じか大きい
A<=B BよりAが同じか小さい
A<>B AとBが等しくない(否定)

 

④ある条件を満たすセルの数をカウントしたい時【COUNTIF関数】

COUNTIF関数とは、指定した条件に合うデータを検索し、検索したデータに一致するセルの個数を求めることができる関数です。
数式は=COUNTIF(範囲,検索条件)となります。

COUNTIF関数には2つの引数がありますが、それぞれ次のように捉えてください。

①[範囲]→どこを検索して
②[検索条件]→ 何の数を数えるか

 

以下の例では[範囲]を取引履歴の果物の列(D列)に指定し、[検索条件]を数えたい果物のセル(G列)に指定しています。

やりたいことは取引履歴を見て、りんご、みかん、いちご、ぶどうがそれぞれ何回取引されたのかを計算することです。

この状態でEnterを押し、H4~H7までコピーペーストすれば以下のようにすべての取引数が算出されます。

 

今回の例では数える範囲対象の10行と少ないため、手作業でも数えることができそうですが、これが何百、何千となると手作業では数えきれませんよね。

システムでは当たり前のように何百、何千というデータを扱うため、関数を用いて効率的に数字を扱う必要があります。

 

⑤ある条件に当てはまるセルを表示させたいとき【VLOOKUP関数】

COUNTIF関数とは、表を縦方向に検索し、特定のデータに対応する値を取り出すことができる関数です。
数式は=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索の型)となります。

VLOOKUP関数には4つの引数がありますが、それぞれ次のように捉えてください。

①[検索値]→どの値で
②[範囲]→ どこを検索して
③[列番号]→ どの列にある値を取り出すか
④[検索の型]→ 完全一致で検索したければ”FALSE”を、近似値で検索したければ”TRUE”を入力

 

以下の例では、[検索値]を値段を知りたい果物のセル(G列)に指定し、[検索条件]を取引履歴の果物のセル範囲(F列)に指定しています。
値段んは検索条件となるセル範囲の左から2番目列になるため、[列番号]には”2を指定しています。
今回は完全に一致する値を検索したいので、[検索の型]は”FALSE”です。

やりたいことは取引履歴における、りんご、みかん、いちご、ぶどうがそれぞれ値段をI列に表示されることです。

この状態でEnterを押し、I4~I7までコピーペーストすれば以下のようにすべての果物に対する値段が算出されます。

ただし、いちごについてもそもそも取引履歴に一つも存在しないため、#N/Aと表示されています。

このVLOOKUPと先ほど紹介したCOUNTIFは使いわけられるようにしておきしょう。

COUNTIFがある条件に一致するセルの数を数える関数であるのに対し、VLOOKUPは特定の値に一致する値自体を取り出せるということがポイントです。

 

エクセル関数を学ぶためのオススメ教材はこれ1つ!

エクセル関数を学ぶためのオススメ教材、それはズバリMOSの参考書です。

 

この参考書が最もポピュラーかつ実用的なので、ほかの参考書はあえて紹介しません。
(コンサル会社出身者のエクセルテクニック本なども非常参考になりますが、初級者であればまずはMOSを抑えておくことをお勧めします。)

ちなみにMOSとはマイクロソフト ・オフィス・スペシャリストの略で、マイクロソフトが公式に発表している、WordやExcelなどのマイクロソフト・オフィス製品の利用スキルを客観的に証明することのできる資格となります。
エクセルの基礎はこのMOSテキストを一冊学習すれば十分マスターできます。

①テキスト学習(機能の存在を知る)→②活用→③わからないものが出たらネットで調べる

というステップで徐々に身に付けていくのがおすすめです。

まずはエクセルの基礎を身に付けたい!という方は、是非この参考書に取り組んでみてください。
必ず実務で生かすことができるはずです。

 

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