外資系企業の働き方

【社会人一年目】新人が仕事でミスをしてしまう原因とその対策は?

更新日:

どうも、外資系IT社畜サラリーマンのいくおく(@consult_career1)です。

今回は仕事でおこりがちなミスの原因とその対策についてです。

会社でミスして落ち込む人

「すぐ凡ミスをしてしまう・・・」

「気を付けているのに、、、なんでミスするのかわからない」

「ケアレスミスはどうやってなくせばいいの?」

 社会人一年目の方のこんな悩みや疑問に答えていきます。

【この記事の内容】

  • ミスをしてしまう理由
  • よくあるミスとその対策(ミスを減らす方法)
  • 新人なんてミスして当たり前、気にするな

1.ミスをしてしまう理由

上司「AA部署の社員表をエクセルでまとめといてね

対象はこの人達で、フォマートはこれで・・・・(省略)」

いくおく(著者)「はい、承知いたしました!」

・・・(3時間後)

いくおく「できましたこちらです。」

上司「あれ○○さんの名前間違ってない?

あとなんで送り仮名ふってないの?つけてって言ったよね?」

いくおく「すみません、修正します。」

上司「あとなんでこんなに時間かかったの?」

いくおく「名簿がどこのフォルダに格納しているのかわからず、探すのに時間がかかってしまいました。」

上司「なんでわからなかったらすぐ言わないの。」

いくおく「すみません。」

私(いくおく)が一年目の頃はこんなやりとりがよくありました。(永遠に怒られてました。)

仕事に慣れないうちはこのような単純な事務作業に近い仕事を任されることも多いはずです。

そして、この記事を読んでいる皆さんも似たようなミスをした経験が一度はあるのではないでしょうか。

それではなぜこういったミスが発生してしまうのか。

上司に仕事を依頼されてから報告するまでのプロセスを次のよう2Stepに分けて振り返ってみましょう。

Step1.情報をインプット(入力)する

→聞く、読む、見るなど
Step2.成果物をアウトプット(出力)する
→話す、書く、行動するなど

上述の例でいうとミスの原因は以下のように当てはまりますね

Step1.情報をインプット(入力)する

→送り仮名をつけるという指示を聞き逃していた(聞く)

Step2.成果物をアウトプット(出力)する

→名前のタイピングミス(書く)

→名簿の格納先がわからず無駄に時間を消費した(行動する)

つまり、ミスなく仕事をこなすためには、正しく情報をInput(聞く、読む、見る)し、正しく成果物をOutput(話す、書く、行動する)する必要があるのです。

まずは自分自身でこのプロセスのどこでミスを起こしやすいのかを理解するようにしましょう。

ちなみに僕は圧倒的に聞くです、人の話全然聞いてません(聞いてるつもりなんですが…)

それではここからはInput時とOutut時のそれぞれで、起こりやすいミスとその対策について説明してきます。

 2.よくあるミスとその対策(ミスを減らす方法)

ここからはInput時とOutput時に起こりやすいミスの原因とその対策についてそれぞれ見ていきましょう。

2-1.情報をInputする際に起こるミス

2-1-1.タスクの目的を理解できていない

目的を間違えてしまうと最悪です。そのタスクに掛けた時間が完全に無駄な時間となってしまします。(*一番怒られます。)

間違ったゴール(目的)に到着してもないも意味がないので、ゴールのありどころが自分の中で明確になっていない場合は必ず上司に確認しましょう。

ここで「聞きづらいし、理解してないって思われるの嫌だ・・・」とか言ってると後で大惨劇になります。

2-1-2.認識祖語

これも多いのではないでしょうか。

上司に指示された通りにタスクをこなしたのに、イメージと違うと言われる。

エクセルやパワポといった資料作成で特にありがちですね。

上司から支持を受けた時は、わかっていたとしても「○○ということで問題ありませんしょうか?」といったように念のため最終確認を(認識を合わせる)する癖をつけましょう。

*コンサルでは特にこの認識を合わせるというプロセスが大切になってくるので、「認識齟齬はありませんでしょうか」というフレーズを1日5回は耳にします。

もう認識齟齬っていう日本語は聞き飽きました。

 2-2成果物をOutputする際に起こるミス

 2-2-1.うっかりみす

この原因は注意力の欠如です。

ケアレスミスや凡ミスはとくにこのうっかりミスが原因となることが多いですね。

新人の時でもこのミスを連発してしまうと一気に信頼を失います。

とにかく常に自分を疑いつづけながらOutputすることを心掛けましょう。

作業が慣れてきたときに油断してミス・・・なんてことは特によくあります。

後述のセルフレビューでも防ぐことはできますが、なによりも最初に間違えないことが大切です。

 

2-2-2.確認ミス

自分の成果物は最後に自分で必ず確認(セルフレビュー)しましょう。

誤字脱字など自分で気づけて直せる箇所を上司に指摘されてしまうのが一番最悪です。

自分の成果物の責任は自分で持つ意識を強く持ちましょう。

セルフレビューではマイルールを持つことをお勧めします。

例えばメール作成の場合であれば、以下のように確認する順番を決めておきます。

「宛先・CC→件名→本文→文末の署名→最後にもう一度宛先」

このようにルーティンワーク化することで無駄な時間の消費と確認漏れを防ぐことができます。

(ちなみに私はクライアントの名前に様をつけ忘れて呼び捨てでメールしてしまったことがあります。もちろん、死ぬほど怒られました。)

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3.新人なんてミスして当たり前、気にするな

ミスが続いてしまうと、

「なんでこんな簡単な仕事もできないんだろ。」

「仕事向いてない転職しようかな」

 なんて気持ちになることもあるでしょう。

ですが、ミスなんてして当たり前なんです。

そもそも上司も社会人一年目には、仕事ができることなんて大して期待していません(悪い意味ではなく)

ミスしてしまって怒られたとしても、上司は「まだ一年目だしね」と心の中で許容してくれています。

「同じミスをいかに繰り返さないか。」ここにとにかく注力しましょう。

1章、2章で説明しましたように、「自分がどの作業段階でミスを起こしやすいのか」、そして「そのミスを防ぐためにははどうしたらいいか」を考え、実践していくことが大切です。

一回くらいミスしたっていいんです。

4.終わりに

社会人一年目つらいですよね。

毎日わからないことだらけで、新たな人間関係にも疲れる。

その上ミスが連発してしまったら、落ち込む気持ちもわかります。

最後に、

当時まさにミスばかりで落ち込んでいた私が、上司(社畜の神)にかけてもらった一言を紹介して終わりにしたいと思います。

「ミスしたって死にやせんから大丈夫、だってサラリーマンだもの」


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